Новые статьи закрепили в ТК РФ обмен электронными кадровыми документами между работниками и работодателем.

22 ноября 2021 года вступила в силу новая редакция Трудового кодекса РФ. Новые статьи 22¹ - 22³ закрепили в ТК РФ обмен электронными кадровыми документами между работниками и работодателем.

Нормами статьи 221 установлено определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений, определены документы, в отношении которых возможно применение ЭДО (может применяться при заключении трудовых договоров, договоров о матответственности и других документов). Однако, изменения устанавливают и ограничения применения электронного документооборота в отношении следующих документов:

• трудовых книжек;
• формируемых, в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказов (распоряжений) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Таким образом, данные документы могут быть оформлены только на бумажном носителе, и подписаны собственноручной подписью.

Также, определено, что кадровый электронный документооборот осуществляется работодателем с помощью:

• Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (доступ возможен через единый портал государственных и муниципальных услуг с помощью единой системы идентификации и аутентификации);
• Информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (при выборе такой информационной системы расходы на ее создание и эксплуатацию, а также хранение документов несет работодатель).

Порядок взаимодействия платформы "Работа в России" и инфосистемы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг устанавливается правительством. Положения кодекса, касающиеся данного взаимодействия, вступят в силу с 1 сентября 2022 года.

Нормы новой статьи 22 2 ТК РФ устанавливают порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот. В ней указано, что работодатель вправе ввести электронный документооборот на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и о праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника (письменное согласие не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж). Отсутствие согласия признается отказом работника от электронного документооборота с работодателем. В случае отсутствия у работника электронной подписи, на работодателя возлагаются расходы на ее получение.

Взаимодействие работодателя и работника посредством ЭДО закреплено в статье 223 ТК РФ. В новой статье перечислен список кадровых документов, в отношении которых может применяться ЭДО и виды применяемых к ним электронных подписей.

Кроме того, изменена формулировка ч.1 ст. 68 ТК РФ. Согласно подпункту "а" п. 2 ст. 2 закона, прием на работу теперь оформляется не приказом, а трудовым договором. Приказ при этом работодатель может не издавать.