Кадровый учет играет важную роль в эффективном управлении персоналом и обеспечении законности трудовых отношений в организации. Он помогает соблюдать требования трудового законодательства, планировать персонал, рассчитывать заработную плату, управлять производительностью и развитием персонала, а также обеспечивать безопасность и конфиденциальность данных сотрудников.
Кадровое делопроизводство – это процесс оформления и ведения документации, связанной с трудовыми отношениями и управлением персоналом в организации. Оно включает в себя различные административные и юридические процедуры, необходимые для соблюдения трудового законодательства и поддержания порядка в кадровых вопросах. Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность, и некорректное ведение учёта может обернуться серьёзными последствиями для организации.
Содержание
- Что входит в работу кадровика?
- Какие обязательные документы оформляют в рамках кадрового учёта
- Какие инструменты используют для кадрового учёта
- Зона ответственности кадровика: основные риски и обязательства
- Ошибки, которые могут привести к административным санкциям
Что входит в работу кадровика?
Как правило, работа специалиста по кадровому делопроизводству включает в себя:
- Оформление приема на работу Подписание трудового договора, оформление личного дела сотрудника, издание приказа о приеме на работу, заполнение анкеты или личной карточки сотрудника.
- Ведение личных дел сотрудников Оформление и поддержание личных дел, где хранятся все необходимые документы, такие как копии паспорта, дипломов, справок, трудовых договоров и дополнительных соглашений.
- Оформление изменений в трудовых отношениях Включает издание приказов о переводе сотрудника на другую должность, изменение условий труда, повышение квалификации и другие изменения, вносимые в трудовой договор.
- Учет рабочего времени и отпусков Ведение табелей учета рабочего времени, расчет и оформление ежегодных отпусков, больничных листов, отпусков по уходу за ребенком и других видов отпусков.
- Оформление увольнений Подготовка приказа об увольнении, внесение записи в трудовую книжку, расчет и выплату компенсаций при увольнении, закрытие личного дела сотрудника.
- Ведение трудовых книжек Заполнение и хранение трудовых книжек сотрудников, внесение записей о приеме на работу, переводах, награждениях и увольнениях. С 2021 года трудовые книжки ведутся в электронном виде.
- Отчетность и архивирование Подготовка и сдача отчетов в государственные органы, такие как Пенсионный фонд, налоговая инспекция и другие. Архивирование кадровых документов в соответствии с установленными сроками хранения.
- Соблюдение трудового законодательства Обеспечение соблюдения всех нормативных требований, правил охраны труда и других законодательных норм, касающихся трудовых отношений. Подготовка к проверкам ГИТ (государственной трудовой инспекции).
- Консультирование сотрудников и руководства Предоставление консультаций по вопросам трудового права, правил внутреннего трудового распорядка, условий труда и социальных льгот.
Какие обязательные документы оформляют в рамках кадрового учёта
Основная часть кадровых документов — обязательные, требования к ним установлены законодательством. Их могут запросить контролирующие органы, такие как государственная инспекция труда. Другие документы компания разрабатывает для себя. Например, должностные инструкции.
В рамках кадрового учета оформляются различные документы, включающие в себя:
- Трудовой договор - основной документ, закрепляющий трудовые отношения между работником и работодателем. В нем указываются условия труда, права и обязанности сторон.
- Личное дело сотрудника, включающее в себя копии документов, подтверждающих личность работника (паспорт, СНИЛС), образование, трудовую книжку, справки, аттестационные листы и другие документы, относящиеся к его трудовой деятельности.
- Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются все изменения в трудовых отношениях работника: прием на работу, переводы, повышения, награды, отпуска, увольнения. С 2021 года ведется в электронном виде.
- Приказы при приеме на работу, переводах, назначении премий и поощрений, увольнении и других изменениях в трудовых отношениях.
- Табели учета рабочего времени для фиксации отработанного времени сотрудников, отпусков, больничных и других видов временного отсутствия. Этот документ нужен, чтобы начислять пособия, зарплату, контролировать НДФЛ. Вести его можно по формам Т-12 или Т-13 или в свободной форме.
- Документы об обучении и аттестации, в том числе свидетельства о прохождении курсов повышения квалификации, результаты аттестации, а также другие документы, подтверждающие профессиональные компетенции сотрудника.
- Согласие на обработку персональных данных – оно подтверждает, что работник знаком и согласен с условиями положения о персональных данных. Форма документа не регламентирована, но в нём должны быть все важные сведения: ФИО субъекта персональных данных, цель обработки и другие. Посмотреть список всех сведений можно в статье 9 №152-ФЗ.
- Финансовые документы: о начислении заработной платы, выплате премий, компенсаций, пособий и других финансовых поступлениях и выплатах, связанных с трудовой деятельностью.
Эти документы являются основными составляющими кадрового учета и обеспечивают законность и прозрачность трудовых отношений в организации. Научиться работать с кадровыми документами и не допускать ошибок и штрафов можно на курсах кадрового учета для начинающих
Какие инструменты используют для кадрового учёта
Специальные сервисы автоматизируют и упрощают кадровый учёт. Набор инструментов зависит от компании. В небольшом бизнесе, где работает несколько сотрудников, могут использовать шаблоны документов Word, вести учёт в Excel или Google Docs и Таблицах. В компаниях, где работает больше сотрудников, используют специальные сервисы — они автоматизируют и упрощают работу.
Например, с их помощью можно автоматически рассчитывать показатели по сотрудникам, формировать отчётность для государственных органов и создавать документы кадрового учёта. Из наиболее используемых в России можно отметить «1С: ЗУП», «БухСофт: зарплата и кадры», «Кадры Плюс», «Сотрудники предприятия», SAP HCM.
Одно из самых популярных решений — российская программа "1C: Зарплата и управление персоналом". В ней можно полностью автоматизировать делопроизводство — хранить данные о сотрудниках, оформлять электронные документы, вести электронные трудовые книжки, отправлять отчёты и справки в контролирующие органы и так далее. Она подходит компаниям разного размера, в том числе со штатом сотрудников в несколько тысяч человек.
1С: ЗУП — это комплексная информационная система, разработанная для автоматизации учета и управления персоналом, а также расчета заработной платы в организации. Поэтому в ней работают и кадровики, и бухгалтеры на участке «Учет труда».
Возможности данной программы включают в себя:
Учет персональных данных сотрудников: ведение кадровых досье сотрудников, включая информацию о персональных данных, образовании, опыте работы и других характеристиках.
Расчет заработной платы и учет начислений и удержаний: автоматизированный расчет заработной платы сотрудников с учетом всех начислений (оклад, премии, компенсации) и удержаний (налоги, страховые взносы, задолженности и прочее).
Управление рабочим временем: возможность учета рабочего времени сотрудников, включая учет отработанных часов, графики работы, отпуска, больничные и другие виды временного отсутствия.
Генерация отчетов и аналитических данных по различным аспектам управления персоналом и расчета заработной платы, что позволяет руководству принимать обоснованные решения.
Интеграция с другими информационными системами организации, такими как 1С: Бухгалтерия, отчетность, управление складом и т.д., для обмена данными и повышения эффективности бизнес-процессов.
1С: ЗУП является одним из наиболее популярных решений на рынке автоматизации управления персоналом в России и предоставляет широкие возможности для оптимизации процессов кадрового учета и расчета заработной платы в организации. И уверенное владение 1С ЗУП для кадровика сегодня – практически обязательное требование у работодателей.
Чтобы стать специалистом по кадрам, необходимо пройти несколько этапов, включающих получение образования, приобретение опыта и развитие необходимых навыков. На курсах для начинающих кадровиков можно приобрести как знания по трудовому законодательству и кадровому учету, так и практические навыки работы с кадровой документацией и отчетностью, а также научиться проводить внутренний кадровый аудит в организации и готовиться к проверкам трудовой инспекции.
Зона ответственности кадровика: основные риски и обязательства
Законодательство предъявляет строгие требования к оформлению и наличию кадровых документов. Несоответствие этим требованиям может привести к штрафам, дисквалификации руководителей и должностных лиц, а в некоторых случаях — даже к приостановке деятельности компании.
Важно помнить, что ответственность за нарушения в кадровой сфере касается не только компании или её директора, но и сотрудников HR-отдела. К примеру, кадровики отвечают за ведение трудовых книжек, оформление приказов, а HR-директор — за заключение трудовых договоров и увольнение сотрудников. В случае нарушений инспектор может наложить штраф как на компанию, так и на отдельных работников кадрового отдела.
Кадровики оформляют широкий спектр документов, которые имеют юридическое значение:
- Трудовые договоры и соглашения — фиксируют условия труда между работником и работодателем.
- Приказы и распоряжения по личному составу — определяют решения руководства.
- Локальные нормативные акты — регулируют внутренние вопросы трудовой деятельности.
- Уведомления и предложения работникам — подтверждают выполнение требований Трудового кодекса РФ.
- Акты и служебные записки — фиксируют юридически значимые обстоятельства и факты.
Основная ответственность кадровика — это подготовка проектов документов, соответствующих законодательным и нормативным актам. Документы могут быть подписаны руководителем, но именно кадровик должен обеспечить их соответствие всем юридическим требованиям, включая сроки и правила оформления.
Кадровики также взаимодействуют с различными государственными органами: Пенсионным фондом, военкоматами, миграционной службой, Роскомнадзором и другими. Каждое взаимодействие требует соблюдения четких сроков подачи отчетности, правильного заполнения документов и соблюдения установленных форматов. Нарушение даже одной из этих норм может привести к административному наказанию. Поэтому профессионализм кадровика заключается не только в знании этих требований, но и в их постоянном соблюдении.
Например, если кадровик забудет отправить уведомление в налоговую или пенсионный фонд, ему может грозить штраф. Ответственность за нарушение ложится на того сотрудника, чьи обязанности прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции.
Ошибки, которые могут привести к административным санкциям
Нарушения в кадровой работе могут затронуть различные области. Вот основные ошибки, которые могут привести к штрафам:
- Ошибки при составлении локальных нормативных актов (ЛНА) • Несоответствие положений Трудовому кодексу.
• Отсутствие мотивированного мнения представительного органа.
• Невозможность ознакомления работников с ЛНА, касающимися их трудовой деятельности. - Несвоевременное оформление приказов • Нарушения сроков ознакомления работников с приказами.
- Ошибки в ведении трудовых книжек • Использование неутвержденной формы книги учета движения трудовых книжек. • Несвоевременные или неправильные записи в трудовых книжках.
- Ошибки в учете отпусков • Несвоевременная подготовка графиков отпусков. • Отказ в предоставлении отпусков или неправильное соблюдение сроков.
- Ошибки при оформлении уведомлений • Невыполнение требований Трудового кодекса по уведомлению работников в случаях сокращения, завершения трудового договора и других ситуациях.
- Ошибки в табелировании рабочего времени: • Некорректное составление табелей учета рабочего времени. • Несоответствие табелей установленному порядку.
- Невыполнение гарантий для работников • Несоответствие условий труда для работников, имеющих инвалидность, работников с детьми и других категорий.
- Ошибки при заключении трудовых договоров • Отсутствие обязательных условий в трудовом договоре, установленных Трудовым кодексом РФ. • Оформление договора ГПХ вместо трудового, если фактически имелись трудовые отношения.
Эти ошибки могут привести не только к штрафам, но и к более серьезным последствиям для компании. Поэтому важно, чтобы кадровик внимательно следил за соблюдением всех требований и сроков, предусмотренных законодательством.
Получите консультацию специалиста
Отправляя заявку, Вы принимаете условия обработки персональных данных
.webp)
