Кадровое делопроизводство: чем занимается специалист по кадрам?

Кадровый учет играет важную роль в эффективном управлении персоналом и обеспечении законности трудовых отношений в организации. Он помогает соблюдать требования трудового законодательства, планировать персонал, рассчитывать заработную плату, управлять производительностью и развитием персонала, а также обеспечивать безопасность и конфиденциальность данных сотрудников.

Кадровое делопроизводство – это процесс оформления и ведения документации, связанной с трудовыми отношениями и управлением персоналом в организации. Оно включает в себя различные административные и юридические процедуры, необходимые для соблюдения трудового законодательства и поддержания порядка в кадровых вопросах. Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность, и некорректное ведение учёта может обернуться серьёзными последствиями для организации.

Содержание

• Что входит в работу кадровика?
• Какие обязательные документы оформляют в рамках кадрового учёта
• Какие инструменты используют для кадрового учёта

Что входит в работу кадровика?

Как правило, работа специалиста по кадровому делопроизводству включает в себя:

Какие обязательные документы оформляют в рамках кадрового учёта

Основная часть кадровых документов — обязательные, требования к ним установлены законодательством. Их могут запросить контролирующие органы, такие как государственная инспекция труда. Другие документы компания разрабатывает для себя. Например, должностные инструкции.

В рамках кадрового учета оформляются различные документы, включающие в себя:

• Трудовой договор - основной документ, закрепляющий трудовые отношения между работником и работодателем. В нем указываются условия труда, права и обязанности сторон.
• Личное дело сотрудника, включающее в себя копии документов, подтверждающих личность работника (паспорт, СНИЛС), образование, трудовую книжку, справки, аттестационные листы и другие документы, относящиеся к его трудовой деятельности.
• Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются все изменения в трудовых отношениях работника: прием на работу, переводы, повышения, награды, отпуска, увольнения. С 2021 года ведется в электронном виде.
• Приказы при приеме на работу, переводах, назначении премий и поощрений, увольнении и других изменениях в трудовых отношениях.
• Табели учета рабочего времени для фиксации отработанного времени сотрудников, отпусков, больничных и других видов временного отсутствия. Этот документ нужен, чтобы начислять пособия, зарплату, контролировать НДФЛ. Вести его можно по формам Т-12 или Т-13 или в свободной форме.
• Документы об обучении и аттестации, в том числе свидетельства о прохождении курсов повышения квалификации, результаты аттестации, а также другие документы, подтверждающие профессиональные компетенции сотрудника.
• Согласие на обработку персональных данных – оно подтверждает, что работник знаком и согласен с условиями положения о персональных данных. Форма документа не регламентирована, но в нём должны быть все важные сведения: ФИО субъекта персональных данных, цель обработки и другие. Посмотреть список всех сведений можно в статье 9 №152-ФЗ.
• Финансовые документы: о начислении заработной платы, выплате премий, компенсаций, пособий и других финансовых поступлениях и выплатах, связанных с трудовой деятельностью.

Какие инструменты используют для кадрового учёта

Специальные сервисы автоматизируют и упрощают кадровый учёт. Набор инструментов зависит от компании. В небольшом бизнесе, где работает несколько сотрудников, могут использовать шаблоны документов Word, вести учёт в Excel или Google Docs и Таблицах. В компаниях, где работает больше сотрудников, используют специальные сервисы — они автоматизируют и упрощают работу.

Например, с их помощью можно автоматически рассчитывать показатели по сотрудникам, формировать отчётность для государственных органов и создавать документы кадрового учёта. Из наиболее используемых в России можно отметить «1С: ЗУП», «БухСофт: зарплата и кадры», «Кадры Плюс», «Сотрудники предприятия», SAP HCM.

Одно из самых популярных решений — российская программа "1C: Зарплата и управление персоналом". В ней можно полностью автоматизировать делопроизводство — хранить данные о сотрудниках, оформлять электронные документы, вести электронные трудовые книжки, отправлять отчёты и справки в контролирующие органы и так далее. Она подходит компаниям разного размера, в том числе со штатом сотрудников в несколько тысяч человек.

1С: ЗУП — это комплексная информационная система, разработанная для автоматизации учета и управления персоналом, а также расчета заработной платы в организации. Поэтому в ней работают и кадровики, и бухгалтеры на участке «Учет труда».

Возможности данной программы включают в себя:

Учет персональных данных сотрудников: ведение кадровых досье сотрудников, включая информацию о персональных данных, образовании, опыте работы и других характеристиках.

Расчет заработной платы и учет начислений и удержаний: автоматизированный расчет заработной платы сотрудников с учетом всех начислений (оклад, премии, компенсации) и удержаний (налоги, страховые взносы, задолженности и прочее).

Управление рабочим временем: возможность учета рабочего времени сотрудников, включая учет отработанных часов, графики работы, отпуска, больничные и другие виды временного отсутствия.

Генерация отчетов и аналитических данных по различным аспектам управления персоналом и расчета заработной платы, что позволяет руководству принимать обоснованные решения.

Интеграция с другими информационными системами организации, такими как 1С: Бухгалтерия, отчетность, управление складом и т.д., для обмена данными и повышения эффективности бизнес-процессов.

1С: ЗУП является одним из наиболее популярных решений на рынке автоматизации управления персоналом в России и предоставляет широкие возможности для оптимизации процессов кадрового учета и расчета заработной платы в организации. И уверенное владение 1С ЗУП для кадровика сегодня – практически обязательное требование у работодателей.